Una factura es el comprobante que contiene la información de una compra y venta, los cuales se registran en un papel. Esto permite dar valía de que se realizó el pago por los productos que ofrece una empresa o mercado. Este documento asegura que el servicio que se prestó fue adquirido con éxito, además, tiene validez legal y fiscal. En la factura se debe incluir toda la información detallada del producto, la fecha y otras características de la operación.
Estos documentos son importantes para los negocios, ya que son pruebas del servicio ofrecido. Cuando tienes poco conocimiento acerca del proceso de facturación, pueden ocurrir problemas de carácter administrativo, ya que los retrasos de facturación equivalen a pérdida de capital y, podrían quedar bloqueadas las maneras de invertir y cubrir gastos.
Para prestar un excelente servicio es mejor que conozcas toda la información necesaria de este tema a través de los siguientes puntos:
- Diferencia entre una factura y la facturación
- Importancia de las facturas
- Propósito de las facturas
- ¿Qué contiene una factura?
- Paso a paso para hacer una factura
- Término y condiciones en las facturas
- Obligación del uso de las facturas.
Diferencia entre una factura y la facturación
Las facturas son un resumen detallado de todos los bienes o servicios prestados, los cuales se han entregado a un comprador por un precio estimado. Esta pasa a ser un requisito para finalizar la compra y, al mismo tiempo, obliga al comprado a cancelar el costo total. Para que una factura pueda ser totalmente legal, debe contener una serie de requerimientos indicando que los impuestos correspondientes han sido abonados satisfactoriamente.
Por otro lado, la facturación es el proceso por el cual un proveedor hace entrega del servicio o producto a un comprador, este término colectivo se refiere al envío de trabajo realizado.
Así mismo, en los negocios se pueden generar dos tipos de facturas, las que se envían a los clientes y las que son recibidas por parte de los proveedores. Este proceso se realiza de diferentes maneras, es decir, es depende del contexto, como por ejemplo cuando realizas las compras en un supermercado, el pago en un restaurante o los trabajadores autónomos.
Importancia de las facturas
Existen diversos motivos sobre la importancia de las facturas en el mercado, especialmente, porque son obligatorias para todo negocio. Estas ayudan a mantener una documentación actualizada de las compras y ventas realizadas semanal, mensual y anual. Otras importancias de las facturas son.
- Ayudan a realizar un seguimiento de los pagos y ventas en el sistema contable, útil para mantener un control del capital.
- Muestran la cantidad de ganancias que ha generado el negocio.
- Son importantes en aspectos legales, ya que son una prueba de los acuerdos hechos con los clientes, también, sirve como recordatorio a los clientes de las deudas que deben pagar, en caso de no haber cancelado todo el producto o servicio.
- Junto a lo anterior, las facturas son un documento importante para la justificación de pagos, permitiendo realizar avisos o recordatorios del vencimiento de las facturas. Los avisos los puedes hacer a través de correo electrónico o mensajería móvil.
- Te permiten hacer valer tus derechos respecto a la declaración de la renta, así mismo, a la deducción del IVA.
Propósito de las facturas
El por qué y para qué de las facturas es necesario que lo conozcas, ya que son esenciales para hacer crecer tu negocio, permitiendo así conocer los detalles de ganancias, información del servicio que ofreces, entre otros. A continuación, presentamos otros propósitos de las facturas en el mercado laboral.
- Muestra información detallada de los números: hacer un seguimiento constante de las facturas emitidas y recibidas proporcionará información de las ganancias obtenidas y los gastos realizados. Al mismo tiempo, las declaraciones serán más fáciles de completar.
- Información del producto o servicio a prestar: debes incorporar en ellas el trabajo que realices para que el cliente pueda conocer exactamente por lo que va a paga, de esta forma, evitarás malentendidos con los compradores.
- Agrega datos de tu marca: esta acción te sirve para aumentar el mercado de tu negocio, puedes incorporar detalles como logotipo, información importante de tu negocio y tus redes sociales. Con ello te darás a conocer a posibles nuevos clientes.
¿Qué contiene una factura?
El contenido de las facturas es imprescindible para hacer un documento de tipo único, toda factura debe contener en términos generales un encabezado, listado y resumen.
El encabezado debe contener ciertos datos para demostrar la valides de la factura: la palabra Factura debe aparecer en la parte superior, con la fecha y número de serie de cada hoja. Además, debes colocar la dirección del comprador y proveedor, los datos a donde se debe realizar el pago e identificación fiscal de la persona que esté efectuando la factura.
Por su lado, el listado es la parte donde se refleja la información de los bienes y servicios que se están entregando, así el comprador conoce los detalles de la compra. Por último, el resumen de la factura incluirá los métodos de pagos, los importes netos, sin IVA y el total a cancelar más los términos declarados para realizar el pago. Es necesario que se agreguen todos los elementos obligatorios, al contrario, se puede cargar una multa administrativa de acuerdo al país en que residas.
Paso a paso para hacer una factura
Existen diferentes maneras de obtener una factura, puedas mandarlas a hacer con un servicio de tipografía, utilizar programas, aplicaciones móviles o realizando tu propia factura en programas como Excel o Word.
Facturas en Word o Excel
Sigue los siguientes pasos para que puedas realizar tu propia factura utilizando programas básicos como Word o Excel.
- Elige que programa vas a utilizar para realizar la factura.
- Una vez seleccionado el programa, dirígete a Documento, seguidamente, oprime Nuevo. Puedes escoger las plantillas que ofrece el programa o buscar opciones en Internet para crear tu propio diseño.
- Agrega los datos del negocio, como por ejemplo los productos y servicios que ofreces.
- Incluye las casillas donde colocarás los datos del cliente, número de la factura, fecha, asunto, no olvides los elementos que son indispensables en cada factura.
- En caso de utilizar Excel puedes utilizar los comandos para realizar la sumatoria total que el cliente debe cancelar. Si usas Word deberás proporcionar los datos manualmente.
Es recomendable hacer una plantilla general para todos los procesos, con esto evitarás crear una nueva cada vez que realices una operación de compra o venta. Incluso, puedes optar por imprimir las facturas para tenerlas a la mano en caso de que se trata de una tienda física, también puedes enviar la factura a una dirección de correo electrónica.
Factura por medios digitales
El avance de la tecnología ha permitido que muchos procesos los puedas realizar de manera más simple y rápida, es más, realizar facturas no se escapa de ese avance. Actualmente, puedes encontrar por internet programas que te permita realizar facturas de forma sencilla. Un beneficio de la facturación online es que se centra en el aspecto ecológico, disminuyendo la tala y quema de los árboles para la obtención de papel. Otras características de este servicio son.
- El trabajo administrativo se reduce.
- Los envíos de pagos son inmediato.
- Ahorro de capital, no gastas en papeles, impresiones, sobres y otros materiales de papelería.
- Puedes tener las facturas en dispositivos inteligentes, así las tendrás disponible para revisar en cualquier momento.
- Te permite tener organizado las facturas, además, no tendrás que estar buscando facturas extraviadas.
Programas como Alegra o ZFacturas son muy útiles para empresas pequeñas o trabajadores independientes, estos son software de contabilidad que facilitan el diseño de las facturas, aparte, su característica principal es que la información se almacena en la nube, lo cual te permite acceder desde cualquier dispositivo y lugar.
Término y condiciones en las facturas
Los términos y condiciones en las facturas no son obligatorios, sin embargo, son una buena medida para evitar malos entendidos. Estos van ubicados en la parte trasera de la factura, además es importante que deban ser comunicados a los consumidores antes de que se realice el proceso de facturación, de esta manera, se puede llegar a un acuerdo entre los participantes de la negociación.
Si tu negocio cuenta con un sitio web puedes realizar un aviso a tus clientes para que acudan a él y lean los términos y condiciones manejados en tu empresa o negocio. También, puedes realizar avisos por redes sociales o correo electrónico. Es importante que desde el inicio hasta el final de la compra el cliente pueda conocer cuáles son tus políticas administrativas con relación al tema.
Obligación del uso de las facturas
Realizar una factura es obligatorio para todo negocio o trabajador independiente que quiera realizar la venta de un producto o servicio. Recuerda el impacto fiscal y legal de estas, ya que dejan constancia de que la adquisición del producto o servicio ya fue cancelada y, que estos servicios fueron prestados con éxito.
En caso de hacer caso omiso a este proceso, puede significar un delito grave, esto puede causar un seguimiento de las autoridades fiscales del país donde te encuentres. Por último, si las autoridades lo deciden se deberá pagar una multa.
Conclusión
Facturar es un proceso vital en todo negocio ya sea grande o pequeño, permiten mantener un control de la mercancía y servicios que se venden. Sumado a esto, con la implementación de la factura puedes frenar el desvío de recursos y la corrupción. Por otra parte, para que evites problemas administrativos es mejor que cuentes con copias de cada negocio realizado, así evitas la perdida de material y los números rojos, esto último supone un quiebre de la empresa.
La información que se presenta es para fines informativos, no es un asesoramiento legal, tributario o financiero. Los procesos de facturación y las leyes con las que se rigen pueden variar dependiendo del país donde te encuentre. Para más información puede consultar cuáles son los documentos legales referentes al comercio de tu país.
References
factura - Factura - Wikipedia, la enciclopedia libre
