Un momento de crisis puede sorprenderte y convertirse en un gran problema si no llevas un mínimo de control financiero. Es muy importante contar con herramientas que te permitan obtener información oportuna, para tomar decisiones asertivas.
En el siguiente artículo, te mostraremos cómo las hojas de cálculo financieras pueden sacarte de una crisis. A continuación, te presentamos el contenido de este artículo.
- Qué es control financiero
- Por qué es importante el control financiero
- Qué es una hoja de cálculo
- Qué es una hoja de cálculo financiera
- Cómo una hoja de cálculo optimiza los procesos financieros
- Elementos que debe tener una hoja de cálculo para un análisis financiero
- Cómo las hojas de cálculo te ayudan a superar una crisis
- Como las hojas de cálculo te ayudan a superar una crisis financiera
Qué es control financiero
El control financiero es la etapa posterior a la planificación financiera. Es el análisis de los indicadores de una organización, comparados con los objetivos pautados a mediano y largo plazo. Un plan sin control está destinado a fracasar.
El mismo debe estar enfocado en una serie de objetivos relacionados entre sí, que van desde el diagnóstico económico de la organización, hasta la detección de problemas en el campo financiero que se pueden explicar de la siguiente manera.
- Diagnosticar problemas: el control financiero permite la detección de errores, desviaciones o alteraciones en las finanzas, poniendo en riesgo la estabilidad financiera de la empresa e incluso su permanencia en el tiempo.
- Tomar medidas correctivas: una vez que se detectan estos problemas resulta necesario asumir las medidas correctivas para dar las posibles soluciones al caso.
- Adoptar medidas preventivas: Se deben adoptar medidas preventivas para evitar que el error sea recurrente.
- Comunicar: la comunicación es la base de toda organización, por lo tanto, se debe compartir la información de los resultados financieros a las áreas correspondientes, a través de los canales establecidos.
- Motivar: el control financiero también persigue detectar los logros en materia financiera, estos permiten motivar a los involucrados si en la organización, existen políticas de remuneraciones vinculadas a los resultados.
Por qué es importante el control financiero
Mantener un control financiero permanente te permite comprobar que los objetivos propuestos se están cumpliendo sin alteraciones relevantes, así como también poner en marcha medidas para prevenir futuros escenarios de crisis.
Además, te permite ejecutar acciones para reducir gastos en áreas específicas y emitir alarmas sobre indicadores negativos, a fin de tomar medidas a tiempo y revertir la situación.
De igual manera, facilita la reorientación de recursos o gastos en áreas específicas, si los indicadores arrojan resultados negativos, o si se está en presencia de alguna crisis.
Qué es una hoja de cálculo
Es una herramienta de organización de información, que permite recabar datos, para ser analizados. Asimismo, favorece a la automatización de procesos para la ejecución de actividades en el menor tiempo posible.
Unos de los elementos más importantes en esta herramienta son los macros. Estos son un conjunto de acciones que se pueden programar en las hojas de datos que permiten automatizar algunas operaciones o cualquier actividad que se desee.
Son utilizados principalmente para realizar actividades financieras y administrativas, que implican la organización de altos volúmenes de datos y representar gráficamente la información sintetizada.
Qué es una hoja de cálculo financiera
La mejor manera de llevar un control en finanzas es usando una hoja de cálculo financiera, que te ayude a transformar datos en información para la toma de decisiones.
Esta herramienta te permite, básicamente, registrar datos de ingresos y egresos financieros que se generan en un período, para conocer la situación actual de la organización.
Debido a las limitaciones presupuestarias de muchas empresas, estas no cuentan con un software específico para su modelo de negocio, por eso una hoja de cálculo le permitirá mantener en orden y actualizados los datos para mantenerse informado.
Cómo una hoja de cálculo optimiza los procesos financieros
El uso de las hojas de cálculo ha logrado simplificar muchos procedimientos importantes en diversos contextos. Existe una serie de ventajas al utilizarse en los procesos administrativos y financieros, la cual te mostraremos a continuación.
Optimización del tiempo y el procesamiento de los datos
Una hoja de cálculo te permite mejorar la productividad, al facilitar la ubicación de información específica, a través de los filtros, la ordenación y búsqueda.
Creación de Bases de Datos
Gracias a las características que posee una hoja de cálculo, es posible la creación de bases de datos, con el fin de almacenar información de una forma organizada.
Emisión de reportes
Esta herramienta permite la emisión de reportes, que facilitan la toma de decisiones al momento.
Emisión de gráficos y tablas
Facilita la emisión de gráficos y tablas que proporcionan información al instante, desde distintos puntos de vista, y a su vez facilitan su interpretación.
Manejo de alto volumen de datos
La hoja de cálculo tiene capacidad para ingresar y analizar grandes volúmenes de datos, por lo que puede ser utilizada por cualquier modelo de negocio.
Importación de datos
Facilita la posibilidad de importar datos desde otros programas financieros o páginas web de bancos, para su posterior análisis.
Puede ser un archivo compartido
Trabajar en una hoja de cálculo te da la posibilidad de trabajar en equipo, donde varias personas pueden modificar los datos, al colocar la hoja como un documento compartido.
Creación de Fórmulas
Facilita la creación de fórmulas simples y complejas, adaptándose a los requerimientos del usuario.
Mayor Seguridad
La mayoría de las hojas de cálculo establece métodos de seguridad para proteger los datos. Permitiendo controlar los cambios en el documento o limitando el acceso a través de claves.
Elementos que debe tener una hoja de cálculo para un análisis financiero
Uno de los principales elementos que debemos tomar en cuenta para los análisis financieros son los indicadores. Estos nos permitirán conocer la situación financiera de cómo se encuentra la empresa en un momento determinado
Para realizar un análisis financiero es necesario tener como mínimo los siguientes estados financieros, así como también, sus notas explicativas y las ratios que completan la información para tener un panorama amplio.
Balance General
Para nutrir este informe se debe tener información sobre los activos, pasivos y patrimonio de la organización. Algunas de las funciones financieras utilizadas en este reporte son DB, que calcula la depreciación de un bien y VF, que calcula el valor futuro de una inversión actual.
Estado de Ganancias y Pérdidas
Es un reporte que se nutre de los ingresos y gastos generados en la empresa en un período determinado. Para este reporte solo se realizan funciones de suma donde refleja la ganancia o pérdida de la organización.
Ratios
Para realizar un análisis financiero se deben conocer, además de los reportes anteriores, una serie de cálculos que permiten realizar un estudio completo de la organización o modelo de negocio. De esta manera, podemos ver la sostenibilidad de la empresa en el futuro.
- Liquidez: capacidad que tiene una organización para cumplir sus obligaciones financieras a corto plazo. Para hallar este cálculo lo único que tendremos que hacer es introducir una fórmula que divida los activos entre los pasivos corrientes en el Balance General.
- Rentabilidad: relación que existe entre los recursos invertidos y la ganancia que esto generó. Se dice que una empresa es rentable cuando sus ingresos son mayores a sus gastos.
- Solvencia: capacidad que tiene la organización para cumplir con todas sus deudas, tanto a corto como a largo plazo. Para hallar esta ratio sólo se debe hacer una fórmula que divida los Activos entre los Pasivos.
Las crisis y su relación con las hojas de cálculo
La economía es un proceso cíclico que presenta cambios recurrentes, lo que significa que periódicamente pasa por tiempos de expansión, seguido de etapas de contracción. Para los últimos hay que estar preparados.
Una crisis es el desequilibrio que se origina por perturbaciones asociadas al sistema financiero de una organización. Se detectan a través de los indicadores económicos tales como la rentabilidad, efectividad, rendimiento, solvencia, entre otros.
Se debe conocer lo que realmente significa una crisis, para poder ejecutar las medidas internas a tiempo, sin dejar que la empresa se vaya en declive, y ya no haya tiempo de ejecutar acciones.
Cómo las hojas de cálculo te ayudan a superar una crisis
Utilizar una hoja de cálculo para el análisis financiero nos permitirá realizar el estudio de las finanzas de nuestra empresa, de manera más rápida, eficiente y con información veraz.
Aprovechar las hojas de cálculo te ayudan a superar una crisis ya que, se pueden procesar grandes cantidades de datos, optimizar el tiempo de procesamiento y emitir respuestas rápidas, concisas y confiables.
De esta manera, el análisis financiero será mucho más eficiente para la toma de decisiones y la planificación de estrategias, garantizando que la organización minimice el riesgo de quiebre.
Conclusión
Tener el control de cualquier situación te permite actuar a tiempo en momentos de crisis. Cuando se trata de procesos financieros, la información se convierte en eje principal para tomar decisiones.
Es por esto que mantener un control financiero a través de las hojas de cálculo te permite acceder a los datos desde cualquier sitio, para analizarlos y tomar las decisiones pertinentes al caso.
